Seit meinem ersten Job ordne ich alles fein säuberlich, dadurch habe ich inzwischen eine große Sammlung an Ordnern, die eine menge Platz verschwenden. Doch was muss man wirklich aufbewahren und was kann weg?!
Es gibt Unterlagen die müssen immer im Ordner bleiben, beim Rest regeln Verjährungsfristen oder das Ablaufdatum wann man endlich Platz machen kann.
Bei der Ablage hat jeder sein eigenes System. Wichtig ist aber eine verständliche Sortierung. Es muss sich im Ernstfall der Partner oder Familienmitglieder zurecht finden können.
Experten empfehlen, die Unterlagen nach Lebensbereichen und bei der Steuer nach Jahren zu sortieren. Dokumente bei denen man sich nicht sicher ist ob man diese behalten sollte, kann man zur Not auch einscannen und elektronisch verwalten.
Wie lange Aufbewahren:
Veträge
Verträge mit Banken
über die gesamte Vertragslaufzeit bzw. bis sie steuerlich nicht mehr relevant sind.
Versicherungen
Am wichtigsten der Versicherungsschein, also die Police, der Antrag und die jeweils aktuellste Version.
Arbeitsverträge und Gehaltsunterlagen
bis der Rentenanspruch bestätigt ist
Kaufbelege
Rechnungen und Zahlungsbelege
bis zum Ablauf der Garantie meist 2 Jahre bzw. bis zum Ende einer darüber hinausgehenden Garantie
Rechnungen von teuren Gegenständen
über die gesamte Nutzungsdauer für den Fall eines Diebstahls oder wenn man den Gegenstand irgendwann verkaufen möchte
Handwerkerrechnungen
analog zur Gewährleistungspflicht der Handwerker min. 5 Jahre
Rechnungen zum Neu- oder Umbau eines Eigenheims
5 Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Rechnung gestellt wurde
Bank
Kontoauszüge
3 Jahre nach Ablauf eines Kalenderjahrs (Als Kaufnachweis)
Bankbelege zum Nachweis wiederkehrender Zahlungen wie Miete, Unterhalt
4 Jahre
Bankunterlagen wie Verträge über Sparguthaben, Kredite u. Ä.
die gesamte Laufzeit
Wohnen
Nebenkostenabrechnungen (als Mieter)
1 Jahr nach Erhalt
Mietverträge, Übergabeprotokolle
nach Beendigung des Mietverhältnisses 3 Jahre aufbewahrt
Finanzamt
Steuerbescheide
mindestens 4 Jahre – das Finanzamt kann noch bis zu 4 Jahre später den Steuerbescheid rückwirkend ändern, wenn zum Beispiel ein kleiner Fehler vorliegt.
Wichtige Dokumente
Persönliche Dokumente wie Geburts- oder Heiratsurkunde, Schul- und Arbeitszeugnisse, Sozialversicherungsschein, ärztliche Gutachten/Befunde etc.
unbegrenzt.
Hey,
vielen Dank für die tolle Auflistung.
Dokumente sortieren und Aufbewahrungsfristen sind so eine komplizierte Angelegenheit teilweise … es hat gefühlt ewig gedauert bis ich eine gute Struktur drinnen hatte.
Gelohnt hat es sich aber jeden Fall … wenn ich jetzt etwas suche muss ich nur den Ordner aufschlagen und habe es quasi schon zur Hand. 🙂
Oh danke für die Auflistung. Ich steh nämlich auch schon die ganze zeit vor meinen ordnern und frag mich…brauch ich das alles wirklich noch. Super..dank dir! Nu geht mein ausmisten im arbeitszimmer bestimmt schneller! Mein plan ist sowieso komplett durcheinander ( wie ich das hasse) ständig kommt eas dazwischen und ich hab drei tage nix machen können. Hoffe dass ich morgen meinen tagesplan schaffe. Noch ein wichtiger tip wenn man die aussortierten dachen weg haben will…vorher informieren wann man was wo wegwerfen will…am besten gleich ne liste machen und vor ort nschfragen. Wir dachten vhs kasetten sind sondermüll (wegen den bändern und weil das ja nur plastik ist) aber die müssen in den restmüll. Nu stopfen wir sie regelmäsdig in die tonne wenn noch platz ist (jaaa mein mann hat sich von der kompletten sammlung getrennt :-)) hoffe du bist noch im zeitplan. Lg nicole