Platz-Da. Papierkram – Aufbewahrung von Dokumenten

Seit meinem ersten Job ordne ich alles fein säuberlich, dadurch habe ich inzwischen eine große Sammlung an Ordnern, die eine menge Platz verschwenden. Doch was muss man wirklich aufbewahren und was kann weg?! 

Es gibt Unterlagen die müssen immer im Ordner bleiben, beim Rest regeln Verjährungsfristen oder das Ablaufdatum wann man endlich Platz machen kann. 

Bei der Ablage hat jeder sein eigenes System. Wichtig ist aber eine verständliche Sortierung. Es muss sich im Ernstfall der Partner oder Familienmitglieder zurecht finden können.

Experten empfehlen, die Unterlagen nach Lebensbereichen und bei der Steuer nach Jahren zu sortieren. Dokumente bei denen man sich nicht sicher ist ob man diese behalten sollte, kann man zur Not auch einscannen und elektronisch verwalten.

Wie lange Aufbewahren: 

Wohnen

• Nebenkostenabrechnungen (als Mieter)
  • 1 Jahr nach Erhalt
• Mietverträge, Übergabeprotokolle
  • nach Beendigung des Mietverhältnisses 3 Jahre aufbewahrt

Kaufbelege

• Rechnungen und Zahlungsbelege
  • bis zum Ablauf der Garantie meist 2 Jahre bzw. bis zum Ende einer darüber hinausgehenden Garantie
• Rechnungen von teuren Gegenständen
  • über die gesamte Nutzungsdauer für den Fall eines Diebstahls oder wenn man den Gegenstand irgendwann verkaufen möchte
• Handwerkerrechnungen
  • analog zur Gewährleistungspflicht der Handwerker min. 5 Jahre
• Rechnungen zum Neu- oder Umbau eines Eigenheims
  • 5 Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Rechnung gestellt wurde

Bank

• Kontoauszüge
  • 3 Jahre nach Ablauf eines Kalenderjahrs (Als Kaufnachweis)
• Bankbelege zum Nachweis wiederkehrender Zahlungen wie Miete, Unterhalt
  • 4 Jahre
• Bankunterlagen wie Verträge über Sparguthaben, Kredite u. Ä.
  • die gesamte Laufzeit

Veträge

Verträge mit Banken und Versicherungen

• • über die gesamte Vertragslaufzeit bzw. bis sie steuerlich nicht mehr relevant sind.
  • Statusmitteilungen wie für Lebens- und Rentenversicherungen reicht jeweils die aktuellste Version
• Arbeitsverträge und Gehaltsunterlagen
  • bis der Rentenanspruch bestätigt ist

Finanzamt

• Steuerbescheide
  • mindestens 4 Jahre – das Finanzamt kann noch bis zu 4 Jahre später den Steuerbescheid rückwirkend ändern, wenn zum Beispiel ein kleiner Fehler vorliegt.

Wichtige Dokumente 

• Persönliche Dokumente wie Geburts- oder Heiratsurkunde, Schul- und Arbeitszeugnisse, Sozialversicherungsschein, ärzt­liche Gutachten/Befunde etc.
  • unbegrenzt.