Seit meinem ersten Job ordne ich alles fein säuberlich, dadurch habe ich inzwischen eine große Sammlung an Ordnern, die eine Menge Platz verschwenden. Doch was muss man wirklich aufbewahren und was kann weg?!

Es gibt Unterlagen, die müssen immer im Ordner bleiben, beim Rest regeln Verjährungsfristen oder das Ablaufdatum, wann man endlich Platz machen kann.

Bei der Ablage hat jeder sein eigenes System. Wichtig ist aber eine verständliche Sortierung. Es muss sich im Ernstfall der Partner oder Familienmitglieder zurechtfinden können.

Experten empfehlen, die Unterlagen nach Lebensbereichen und bei der Steuer nach Jahren zu sortieren. Dokumente, bei denen man sich nicht sicher ist ob man diese behalten sollte, kann man zur Not auch einscannen und elektronisch verwalten.

Wie lange Aufbewahren: 

Veträge

Verträge mit Banken 
über die gesamte Vertragslaufzeit bzw. bis sie steuerlich nicht mehr relevant sind.

Versicherungen 
Am wichtigsten der Versicherungsschein, also die Police, der Antrag und die jeweils aktuelle Version. Aufbewahren bis zum Vertragsende und weitere drei Jahre bis zum Ende der allgemeinen Verjährungs­frist.

Job

Gehalts­abrechnung
Für das laufende Jahr und zur Kontrolle des elektronischen Lohn­steuer­bescheinigung des Arbeit­gebers am Jahres­ende.

Lohn­steuer­bescheinigung
Ein Jahr nach Erhalt des Steuerbescheids.

Arbeitsverträge 
bis der Rentenanspruch bestätigt ist

Kaufbelege

Rechnungen und Zahlungsbelege
bis zum Ablauf der Garantie meist 2 Jahre bzw. bis zum Ende einer darüberhinausgehenden Garantie

Rechnungen von teuren Gegenständen
über die gesamte Nutzungsdauer für den Fall eines Diebstahls oder wenn man den Gegenstand irgendwann verkaufen möchte

Handwerkerrechnungen
analog zur Gewährleistungspflicht der Handwerker min. 5 Jahre
Sind die Hand­werk­erarbeiten im Zusammen­hang mit einer Vermietung, 10 Jahre aufzubewahren.

Rechnungen zum Neu- oder Umbau eines Eigenheims
5 Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Rechnung gestellt wurde

Bank

Kontoauszüge
3 Jahre nach Ablauf eines Kalenderjahrs (Als Kaufnachweis). Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. 

Bankbelege zum Nachweis wiederkehrender Zahlungen wie Miete, Unterhalt
4 Jahre

Bankunterlagen wie Verträge über Sparguthaben, Kredite u. Ä.
die gesamte Laufzeit

Gültige Wert­papiere in Papierform
Solange Ansprüche bestehen.

Wattestäbchen

Wohnen

Nebenkostenabrechnungen (als Mieter)
1 Jahr nach Erhalt

Mietverträge, Übergabeprotokolle
nach Beendigung des Mietverhältnisses 3 Jahre aufbewahrt

Finanzamt

Steuerbescheide
mindestens 4 Jahre – das Finanzamt kann noch bis zu 4 Jahre später den Steuerbescheid rückwirkend ändern, wenn zum Beispiel ein kleiner Fehler vorliegt.
Am Besten 11 Jahr, wegen der zehnjäh­rigen Fest­setzungs­frist bei Steuer­hinterziehung.

Wichtige Dokumente

Diese niemals wegwerfen!

Geburts- oder Heiratsurkunde
Abschluss­zeug­nisse und Arbeitszeugnisse
Ausweis und Pässe
Sozialversicherungsschein
Meldung zur Sozial­versicherung
Ärzt­liche Gutachten/Befunde
Betriebliche Alters­vorsorge
Testament
Sterbeurkunde
Erbschein
Kirchen­buch­auszüge (ausser bei Austritt aus der Kirche)

Effektives Ordnen

  • Öffne jeden Brief sofort.
  • Wirf Werbung direkt weg.
  • Leg dir die „zu Erledigen“ Briefe in deine Ablage für den Papierkram-Tag und arbeite an diesem Tag alle Briefe ab.
  • Ordnen deine Ablage am besten nach Lebens­bereichen, z.B. Haus, Beruf, Rente, Gesundheit, Geld­anlage, bei Steuer­unterlagen am besten nach Jahren.